Open Datacheck Elektro: Digitale Produktdaten zur Stärkung des dreistufigen Vertriebswegs

Gerade heute zeigt sich, dass digitale Prozesse Unternehmen leistungsfähig und kosteneffizient machen. Der Blick auf die B2B-Prozesse im dreistufigen Elektrobereich offenbart nicht nur riesige Potenziale, sondern sogar eine Reihe von Notwendigkeiten zur Stärkung oder zum Erhalt dieser Vertriebsstruktur. Die zunehmende Vielschichtigkeit der B2B-Prozesse, insbesondere durch eine ständig steigende Produktkomplexität, sowie damit zusammenhängende Kommunikation zum Kunden erfordern neue Modelle für den Markt.

Einer der aufwendigsten Prozesse ist dabei das unternehmensübergreifende Produktdatenmanagement. Uneinheitliche Anforderungen, Kommunikations- und Prüfvorgänge verursachen Kosten bei jedem einzelnen Marktteilnehmer, bevor die Daten überhaupt genutzt werden können, etwa für die Kalkulation, die logistische Disposition oder die vertriebliche Verwendung, z. B. im Online-Shop. Qualitätsgeprüfte und aktuelle Produktdaten sind die Basis für digitale Bestellprozesse und das effiziente und effektive Zusammenspiel der Marktpartner. Die immense Menge oft uneinheitlich strukturierter Daten, unzureichende Datenqualität sowie hohe Aktualisierungsfrequenzen stellen insbesondere den Elektrofachgroßhandel vor wachsende Herausforderungen.

Der Plattformansatz ist nicht neu, aber immer notwendiger. Im Vergleich zu einer klassischen Standardisierung des Datensatzes, etwa des ETIM-Formats, können weitere Vorteile erschlossen werden:

• Qualitätsoptimierung: Zusätzlich zu den bestehenden Anforderungen eines Standards werden diese auf Plattformen konkret geprüft und transparent dargestellt. Dies führt dazu, dass Standards einheitlich „gelebt werden“ und Datenlieferungen eine höhere Qualität bekommen.

• Standardisierung: Zusätzlich zu den bestehenden Standards wird nicht nur die Prüfung der Qualität standardisiert, sondern auch Kommunikationswege. Im Idealfall gibt jeder Hersteller die Daten genau mit einer Schnittstelle ab, ebenso empfängt der Großhändler Stammdaten nur mit einer Schnittstelle. Dabei kann Open Datacheck Formatkonvertierungen nach Bedarf durchführen.

• Komplexitätsreduktion: Vor allem durch die Reduzierung der Anzahl der Punkte, an die Produktdaten geliefert werden, entsteht eine große Komplexitätsreduktion.

• Prozessoptimierung: Über eine Plattform werden Prozesse und Formate vereinheitlicht und die Anzahl der Prozessvarianten nimmt ab.

Mit Open Datacheck Elektro stellt sich der VEG diesen Herausforderungen auf der Basis der folgenden Grundannahmen:

• Eine hohe Stammdatenqualität ist unbedingt für die Digitalisierung und die Stärkung des dreistufigen Vertriebswegs notwendig.

• Eine zentrale Plattform senkt die Kosten und optimiert die Prozesse für alle Beteiligten.

• Die Plattform wird durch den VEG zur Verfügung gestellt und betrieben, die Nutzung ist für die Mitgliedsunternehmen im Großhandel kostenlos.

• Jeder Hersteller zahlt einen Kostenbeitrag in Höhe 900 € pro Jahr, darin sind vier Stunden Betreuung enthalten

• Ein Kooperationsvertrag regelt die Zusammenarbeit zwischen VEG und DG Haustechnik; eine Trennung in zwei Plattformen möglich.

Eine einfache Grundidee, die in der Nachbarbranche bereits funktioniert

Mit Open Datacheck Elektro können Hersteller die Produktstammdaten, die in den Großhandelskanal verteilt werden sollen, an einer Stelle abgeben, wo sie nach transparenten Kriterien geprüft und dann an den Fachgroßhandel übermittelt werden. Alles geschieht in den bestehenden Marktbeziehungen auf Basis der bestehenden Standards (insbesondere ETIM). Einen parallelen Ansatz verfolgt die SHK-Branche (Sanitär-Heizung-Klima). Dort hat der Großhandelsverband DG Haustechnik in relativ kurzer Zeit die branchenweit größte Plattform für qualitätsgeprüfte Produktstammdaten „Open Datacheck“ etabliert. Ca. 240 Hersteller liefern dort qualitätsgeprüfte Daten für mehr als zwei Millionen Produkte.

Durch eine enge Kooperation der beiden Großhandelsverbände stehen diese Erfahrungen sowie die dazugehörige Plattform-Technologie nur auch der Elektro-Branche zur Verfügung. Im September 2019 startete das Pilotprojekt. Inzwischen sind bereits zwölf namhafte Elektrohersteller als Teilnehmer registriert und haben geprüfte Daten an die Plattform geliefert. 16 Großhändler und Einkaufsverbände profitieren von den Vorteilen der zentral zur Verfügung gestellten, hochwertigen Daten (Produktstammdaten, ETIM-Klassifizierungen, Dokumente und Bilder).

Wie funktioniert Open Datacheck Elektro genau?

Der Hersteller liefert seine Produktstammdaten (inklusive Bildern und Dokumenten) auf Basis des BMEcat an Open Datacheck. Diese werden dort überprüft und eventuelle Qualitätsprobleme werden transparent dargestellt. Entsprechend können Verbesserungen vorgenommen werden.

Der Hersteller entscheidet dann in einem zweiten Schritt selbst, ob die Daten an seine Marktpartner übermittelt werden sollen. Im nächsten Schritt werden die Daten durch das Open Datacheck-Service-Team geprüft. Neben der Vielzahl von bereits durchgeführten und transparenten technischen Prüfungen werden auch bestimmte Sichtprüfungen vorgenommen (z. B. Bilder). Danach erfolgt entweder ein weiteres Feedback an den Hersteller oder im Normalfall werden die Daten an die relevanten angeschlossenen Großhändler übermittelt. Diese erhalten dann eine Benachrichtigung und können den aktualisierten Datenbestand herunterladen bzw. erhalten diesen automatisch ausgeliefert.

Qualitätsanforderungen aus dem VEG-Expertenkreis

Unter Federführung von ETIM Deutschland wurden bereits vor einiger Zeit Kennzahlen für die Bewertung der Produktdatenqualität in der Elektrobranche entwickelt. Auf dieser Basis erarbeitet ein vom VEG einberufener Kreis von Datenexperten des Großhandels einheitliche Kriterien, nach denen die Datenprüfungen über Open Datacheck durchgeführt werden. Genau diese Kriterien sind Gegenstand der Datenprüfungen und statistischen Auswertungen, die jeder Hersteller für sich, aber auch der datenempfangende Großhändler einsehen kann.

Die folgenden Großhändler und Kooperationen arbeiten im Kreis der VEG-Datenexperten mit: DEHA, FEGIME, Gautzsch, GC-Gruppe, Mitegro, NEWA, Rexel, Sonepar, Würth / FEGA & Schmitt, Zander.

Professioneller Betrieb der Plattform

Open Datacheck Elektro basiert auf einer Standard-Software der ITEK GmbH in Paderborn. Die Technologie wird heute bereits von einer Vielzahl von Großhändlern und Einkaufskooperationen als Lieferantenportal genutzt und wird kontinuierlich weiterentwickelt, Open Datacheck SHK wird mit derselben Technologie betrieben.

Auch das Service-Team zur Betreuung der Hersteller wird von ITEK gestellt. Freundliche und kompetente Mitarbeiter sind u. a. für die folgenden Aufgaben zuständig:

• Durchführung des Onboardings von Lieferanten in Form von Webinaren

• Kontinuierliche Betreuung und Beratung der Lieferanten zu Themen der Datenlieferung

• Ansprache von Herstellern aufgrund von Vorgaben aus dem Großhandel

Das Team nutzt dazu eine Reihe von professionellen Tools, wie Webinar-Software, CRM und eine Knowledge Base und ist montags bis freitags zwischen 9:00 und 17:00 Uhr verfügbar.

Was ändert sich für den einzelnen Hersteller?

Für den Hersteller entstehen eine Reihe von Vorteilen:

• Datenlieferungen erfolgen nicht nur nach einem einheitlichen Standard, sondern werden auch einheitlich geprüft. Prüfergebnisse werden transparent zur Verfügung gestellt.

• Die Daten müssen nicht jedem Großhändler einzeln übermittelt werden, sondern können an einer Stelle abgegeben werden.

• Alle Daten werden vertraulich nur an die durch den Hersteller definierten Großhändler übermittelt. Sie werden für keinen anderen Zweck genutzt oder weitergegeben. Kaufmännische Vereinbarungen (Nettopreise, Rabatte etc.) werden nicht auf der Plattform gehalten. Sie werden weiterhin bilateral verteilt.

• Es bestehen Automatisierungsmöglichkeiten, z. B. zu PIM-Systemen. Alles erfolgt nach Branchenstandards.

Was ändert sich für den einzelnen Großhändler?

Open Datacheck Elektro ersetzt nicht das PIM-System des Großhändlers. Auch sind weitere Verarbeitungsaufgaben, etwa die Kalkulation oder die Veredelung von Texten erforderlich. Allerdings entstehen viele zusätzliche Vorteile:

• Hohe Datenqualität nach vereinbarten Datenstandards und hohe Qualitätstransparenz

• Umfangreiche statistische Auswertungen

• Deutlich weniger Schnittstellen und Prozessvereinfachung

• Umfangreiche Automatisierungsmöglichkeiten

• Möglichkeit des on-demand Zugriffs auf Produktdaten

• Beschleunigte Verfügbarkeit neuer Dokumente und Kataloge

Einfache und schnelle Teilnahme

Die Vorteile von Open Datacheck sind offensichtlich: Perfekte Produktdaten bedeuten perfekte Verkaufsprozesse über alle Vertriebsstufen.

Für 900 EUR Jahresbeitrag erhalten Hersteller ein umfassendes Serviceangebot, um ihre Daten zu optimieren und ihre Marktstellung zu verbessern. Die einfache und zentrale Datenverteilung an den Großhandel bedeutet für alle Marktpartner eine immense Zeit- und Kostenersparnis.

Die Mitglieder des VEG profitieren kostenlos vom Leistungsumfang von Open Datacheck. Das Open Datacheck Service-Team steht für alle Fragen rund um die Plattform zur Verfügung: Telefon 05251 1614-14, E-Mail: info@open-datacheck.de

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